Bexio-Buchungen für die Abacus Finanzbuchhaltung aufbereiten
Stammdaten als PDF, Buchungen als Excel — heraus kommt eine AbaConnect-XML-Datei. Alles läuft lokal im Browser, es werden keine Daten übertragen.
1Stammdaten laden
Kontenplan und Kostenstellenplan als PDF aus Abacus, beide optional. Ein Standard-Kontenplan ist bereits hinterlegt — ein eigener Kontenplan ersetzt ihn. Die Dateinamen spielen keine Rolle — das Tool erkennt am Inhalt, um welchen Auszug es sich handelt. Am besten den Kontenplan mit Spalte «Kontoart» verwenden: nur damit lässt sich prüfen, welche Konten zwingend eine Kostenstelle brauchen. Die MWST-Codes werden im Tab MWST-Codes geladen, den Inhalt von Kontenplan und Kostenstellen zeigt der Tab Kontoplan-KST.
2Buchungsdatei laden
Bexio-Buchungsjournal: den Export aus Bexio (Buchhaltung › Journal › Excel) direkt hierher ziehen —
das Tool erkennt ihn an den Spalten Referenz, Soll, Haben und MWST.
Oder eine eigene Excel mit den Spalten
Datum, Soll-Konto, Soll-Kostenstelle,
Haben-Konto, Haben-Kostenstelle, CHF-Betrag, MWST-Code,
MWST-Fibukonto, MWST Zeitachse, FW-Betrag, 1. Zeile,
2. Zeile. Die Reihenfolge ist egal, die Spaltentitel werden gesucht. Die Spalten
Beleg und Kurs werden übernommen, wenn sie vorhanden sind.
Steht in MWST-Code ein Bexio-Code wie UN81, wird er über die Liste im Tab
MWST-Codes in den Abacus-Code übersetzt.
3Einstellungen
TaxData-Block. 0 ist der geprüfte Wert für die
effektive Abrechnung; nur ändern, wenn Abacus es verlangt.MWST Zeitachse.
Ohne Vorgabe gilt immer die neueste Achse des Codes.BookingLevel1, 2 oder 3 landet.Beleg in der Excel hat immer Vorrang.1172, 2202, 2201.Fremdwährungskurse
Steht in einer Zeile nur ein FW-Betrag und kein Betrag in der Leitwährung, rechnet das Tool
ihn über den Kurs um. Reihenfolge: Spalte Kurs in der Excel, dann ein hier erfasster
Kurs, dann der abgerufene Tageskurs der ESTV/BAZG (Devisenkurs Verkauf).
| Währung | Zeilen | Periode | Kurs | Quelle | Kurs manuell |
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4Buchungen korrigieren
Abacus-Regeln: Hat ein Konto im Kontenplan einen MWST-Code, braucht die Buchung einen MWST-Code. Hat keines der beiden Konten einen, darf die Buchung keine MWST haben. Bexio erlaubt beides — solche Buchungen stehen hier, zusammen mit allen Fehlern. Änderungen wirken sofort und bleiben für diese Datei im Browser gespeichert.
| Status | Herkunft | Datum | Soll · KST | Haben · KST | Betrag | MWST | Text |
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5Buchungssätze prüfen
entfernt
Diese Buchungen gehen nicht ins XML: Buchungen auf MWST-Hilfskonten (Abacus führt sie über die MWST-Abrechnung selbst, anpassbar in den Einstellungen) und manuell ausgelassene — diese lassen sich hier wieder aufnehmen.
| Bexio-Id | Datum | Soll | Haben | Betrag | MWST | Text | Grund |
|---|
Zeilen
| # | Datum | Soll | Haben | Betrag | FW | MWST | Steuer | Text | Status |
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Im Abacus Programm F5534 importieren und danach mit dem Programm 5531 von Übertrag Externe Journal (E) ins Hauptjournal verbuchen (wichtig, Buchungen bei Übernahme löschen nicht vergessen).
MWST-Codes Bexio → Abacus
Bexio arbeitet mit Kürzeln wie UN81 oder VM81, Abacus mit Nummern.
Nicht jede Abacus-Buchhaltung hat dieselben Nummern — deshalb lässt sich diese Liste als Excel herunterladen,
anpassen und wieder hochladen.
MWST-Codes aus Abacus laden
Optional. Ohne PDF rechnet das Tool mit Satz, I/E und Steuerkonto aus der Übersetzungsliste unten. Wer den Auszug «MWST Codes drucken» aus Abacus als PDF lädt, rechnet mit den Codes der eigenen Buchhaltung (inkl. aller Zeitachsen) und prüft die Übersetzungsliste dagegen.
Übersetzungsliste
| Code Bexio | Code Abacus | Bezeichnung | Land | Typ | %Pflicht | Satz | Art | V | Steuerkonto | Hilfskonto | FCD | Gültig ab | Form. | Form.20101. Ziffer | Form.20102. Ziffer | Art | Im Journal | Prüfung gegen Abacus |
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Eigene Liste erstellen
Code Abacus auf die eigenen Codes ändern und die übrigen Angaben
(Satz, Steuerkonto, Gültig ab …) an die eigene Buchhaltung anpassen. Zeilen dürfen ergänzt oder gelöscht werden;
Zeilen ohne Bexio-Code dienen nur zur Information. Die Spaltentitel Code Bexio und
Code Abacus bitte stehen lassen.Mehrere Bexio-Codes dürfen auf denselben Abacus-Code zeigen
(z. B. V00, VSF → 200). Ein Bexio-Code darf aber nur einmal vorkommen.
Ist oben das MWST-Codes-PDF geladen, prüft das Tool jede Zeile dagegen.
Abacus-MWST-Codes aus dem PDF: Zeitachsen und Vorzeichen
· Klick auf einen Code zeigt die Konten damit im KontenplanSo hat das Tool das MWST-Codes-PDF gelesen. In der Spalte «Vorzeichen» lässt sich pro Code festlegen, mit welchem Vorzeichen der Steuerbetrag ins XML geschrieben wird — nur ändern, wenn Abacus es verlangt.
| Code | Bezeichnung | Typ | Zeitachsen (gültig ab / Satz / I·E) | Berechnung | Vorzeichen |
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Auswertung der eingelesenen Buchungen
Noch keine Buchungsdatei geladen.
Kontoplan und Kostenstellen
Der hinterlegte Standard-Kontenplan oder was das Tool aus den eigenen PDF-Auszügen herausgelesen hat. Laden lassen sich Kontenplan und Kostenstellenplan im Tab Konverter.
Kontenplan
| Nummer | Bezeichnung | ISO | MWST | Kategorie | Kontoart | Kostenstelle |
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Ein Klick auf ein Konto zeigt MWST-Code, Kostenstellenpflicht und die Buchungen darauf.
Kostenstellen, Kostenträger, Projekte
| Nummer | Bezeichnung | Ebene | Feld im XML |
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Bexio → Abacus Konverter
Bexio-Buchungen für die Abacus Finanzbuchhaltung
Übersetzt die Bexio-MWST-Codes in die Abacus-Codes der eigenen Buchhaltung, liest Kontenplan, MWST-Codes und Kostenstellenplan direkt aus den Abacus-PDF-Auszügen, prüft jede Buchungszeile gegen diese Stammdaten und schreibt eine importfertige AbaConnect-XML-Datei der Schnittstelle FIBU / XML Buchungen, Mapping AbaDefault.
Was das Tool macht
- Liest das Bexio-Buchungsjournal direkt ein und übernimmt Bexios eigene MWST-Steuerzeilen in die Buchung mit MWST-Code — die Kontosalden bleiben auf den Rappen gleich.
- Übersetzt Bexio-MWST-Codes wie
UN81über eine eigene, als Excel pflegbare Liste in Abacus-Codes. - Erkennt am Inhalt, ob ein PDF der Kontenplan, die MWST-Codes oder der Kostenstellenplan ist — unabhängig vom Dateinamen.
- Prüft jede Zeile: Konto vorhanden und aktiv, Kostenstelle vorhanden, MWST-Code gültig, Beträge und Datum plausibel.
- Konten der Kontoart Kostenart oder Interne Verrechnung brauchen zwingend eine Kostenstelle — fehlt sie, wird die Zeile blockiert.
- Ist die Spalte
MWST-Fibukontogefüllt, wird der am Konto hinterlegte MWST-Code aus dem Kontenplan übernommen. - Wählt die passende MWST-Zeitachse automatisch nach Buchungsdatum — oder die in der Excel vorgegebene.
- Erkennt Fremdwährung an der ISO-Währung des Kontos und schreibt
Amountin FW,KeyAmountin Leitwährung. - Setzt die Kostenstelle je nach Plan in
BookingLevel1,2oder3.
Berechnung des Steuerbetrags
Junior Consultant
Abacus Gold Partner