Buchungen für die Abacus Finanzbuchhaltung aufbereiten
Stammdaten als PDF, Buchungen als Excel — heraus kommt eine AbaConnect-XML-Datei. Alles läuft lokal im Browser, es werden keine Daten übertragen.
1Stammdaten laden
Kontenplan und MWST-Codes als PDF aus Abacus. Der Kostenstellenplan ist optional. Die Dateinamen spielen keine Rolle — das Tool erkennt am Inhalt, um welchen Auszug es sich handelt. Am besten den Kontenplan mit Spalte «Kontoart» verwenden: nur damit lässt sich prüfen, welche Konten zwingend eine Kostenstelle brauchen.
2Buchungsdatei laden
Excel mit den Spalten Datum, Soll-Konto, Soll-Kostenstelle,
Haben-Konto, Haben-Kostenstelle, CHF-Betrag, MWST-Code,
MWST-Fibukonto, MWST Zeitachse, FW-Betrag, 1. Zeile,
2. Zeile. Die Reihenfolge ist egal, die Spaltentitel werden gesucht. Die Spalten
Beleg und Kurs werden übernommen, wenn sie vorhanden sind.
3Einstellungen
TaxData-Block. 0 ist der geprüfte Wert für die
effektive Abrechnung; nur ändern, wenn Abacus es verlangt.MWST Zeitachse.
Ohne Vorgabe gilt immer die neueste Achse des Codes.BookingLevel1, 2 oder 3 landet.Beleg in der Excel hat immer Vorrang.Fremdwährungskurse
Steht in einer Zeile nur ein FW-Betrag und kein Betrag in der Leitwährung, rechnet das Tool
ihn über den Kurs um. Reihenfolge: Spalte Kurs in der Excel, dann ein hier erfasster
Kurs, dann der abgerufene Tageskurs der ESTV/BAZG (Devisenkurs Verkauf).
| Währung | Zeilen | Periode | Kurs | Quelle | Kurs manuell |
|---|
4Buchungssätze prüfen
Zeilen
| # | Datum | Soll | Haben | Betrag | FW | MWST | Steuer | Text | Status |
|---|
Im Abacus Programm F5534 importieren und danach mit dem Programm 5531 von Übertrag Externe Journal (E) ins Hauptjournal verbuchen (wichtig, Buchungen bei Übernahme löschen nicht vergessen).
Auswertung der eingelesenen Buchungen
Noch keine Buchungsdatei geladen.
Geladene Stammdaten
Was das Tool aus den PDF-Auszügen herausgelesen hat.
Kontenplan
| Nummer | Bezeichnung | ISO | MWST | Kategorie | Kontoart | Kostenstelle |
|---|
MWST-Codes und Zeitachsen
| Code | Bezeichnung | Typ | Zeitachsen (gültig ab / Satz / I·E) | Berechnung | Vorzeichen |
|---|
Kostenstellen, Kostenträger, Projekte
| Nummer | Bezeichnung | Ebene | Feld im XML |
|---|
AbaConnect Buchungsgenerator
Excel-Buchungen für die Abacus Finanzbuchhaltung
Liest Kontenplan, MWST-Codes und Kostenstellenplan direkt aus den Abacus-PDF-Auszügen, prüft jede Buchungszeile gegen diese Stammdaten und schreibt eine importfertige AbaConnect-XML-Datei der Schnittstelle FIBU / XML Buchungen, Mapping AbaDefault.
Was das Tool macht
- Erkennt am Inhalt, ob ein PDF der Kontenplan, die MWST-Codes oder der Kostenstellenplan ist — unabhängig vom Dateinamen.
- Prüft jede Zeile: Konto vorhanden und aktiv, Kostenstelle vorhanden, MWST-Code gültig, Beträge und Datum plausibel.
- Konten der Kontoart Kostenart oder Interne Verrechnung brauchen zwingend eine Kostenstelle — fehlt sie, wird die Zeile blockiert.
- Ist die Spalte
MWST-Fibukontogefüllt, wird der am Konto hinterlegte MWST-Code aus dem Kontenplan übernommen. - Wählt die passende MWST-Zeitachse automatisch nach Buchungsdatum — oder die in der Excel vorgegebene.
- Erkennt Fremdwährung an der ISO-Währung des Kontos und schreibt
Amountin FW,KeyAmountin Leitwährung. - Setzt die Kostenstelle je nach Plan in
BookingLevel1,2oder3.
Berechnung des Steuerbetrags
Junior Consultant
Abacus Gold Partner